Увеличение штата отдела операторов документооборота

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные. В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

1. Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
2. По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
3. Выявить необходимость во внесении изменений;

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню. Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения.

Причины неоправданного увеличение объема документооборота и их устранение

12 которого государственным органам и иным государственным организациям было поручено сократить документооборот не менее чем в два раза.

Проблема сокращения и оптимизации документооборота актуальна не только для нашей страны. В Российской Федерации в рамках государственной целевой программы на протяжении многих лет осуществляется постоянный мониторинг объема документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

В США на федеральном уровне действует закон о сокращении работы с документами. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОКРАЩЕНИЮ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА Мероприятия

Как говорить с руководством об увеличении штата

Приходится констатировать, что ранее установленные нормы времени1, квалификационные справочники профессий2, включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам.

При этом кардинальным образом меняется оценка значимости функции управления документами: вместо вспомогательной роли формируется устойчивое отношение к ней как к бизнес-процессу.

Эту идею важно донести до топ-менеджмента своей организации, пусть и не с первого раза.

Профессии делопроизводителя, секретаря, архивариуса, специалиста ресепшн (секретариата), личного ассистента, руководителя службы ДОУ и др.

Пути оптимизации документооборота

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов. Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту.

Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая

Документационное обеспечение управления.

Организация документооборота и делопроизводства

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

• Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
• Систематизация архива документов.
• Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.

Задача современного ОЦО — повышение эффективности системы управления в компании, а не оптимизация персонала

Изучали также компании внут­ри страны, такие как ТНК, СУАЛ и др., поскольку менее громоздкие компании более мобильны в применении новых технологий.

Например, небольшие российские компании при создании ОЦО начинали быстро двигаться в части применения новых технологий и получения эффектов за счет оптимизации штатных ­структур.

В компании со сложной филиальной структурой подвести финансовый блок под единый стандарт одномоментно невозможно, получается неудобоваримая смесь.

Специалисты хорошо владеют цифрами, экономикой, и на своих местах они уверены в эффективности выполняемых бизнес-процессов.

Обоснование для введения штатной единицы

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Оптимизация документооборота организации

; -определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру; -регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса; -установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило,

Как говорить с руководством об увеличении штата

Приходится констатировать, что ранее установленные нормы времени1, квалификационные справочники профессий2, включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам. При этом стандартов организационного сопровождения деятельности руководства нет вообще. Но положительная динамика уже заложена.

Сегодня многие организации, ориентированные на достижение лидерских позиций в своей отрасли, внедряют системы управления документами, обеспечивая тем самым конкурентное преимущество. При этом кардинальным образом меняется оценка значимости функции управления документами: вместо вспомогательной роли формируется устойчивое отношение к ней как к бизнес-процессу.