Главная - Военное право - Стандарты написания писем официальных

Стандарты написания писем официальных


Правила оформления писем по делопроизводству образец


Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере. В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть: Сопроводительным.

В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.

Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия). Инструктивным. В тексте даны определенные указания. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.

Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.

Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.

Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий. Письмом-подтверждением.

Правила оформления делового письма

Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации); 2) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций); 3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН); 4) идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП); 5) наименование организации (полное или сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата документа; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах); 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12) текст; 13) отметка о наличии приложения;

Образцы делового письма.

Как написать деловое письмо

В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.

Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  1. Отправка адресату.
  2. Его согласование.
  3. Регистрация.
  4. Изучение вопроса.
  5. Подписание.
  6. Написание проекта письма.

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным.

В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма.

Рекомендуем прочесть:  Кадастровая палата одинцово

Записи с меткой шрифт

Разве это справедливо?

Как сделать текст делового письма удобочитаемым, расставить акценты и при этом не нарушить канонов официально-делового стиля? 1. Абзацы и структурирование Абзацные отступы в издании должны быть одинаковыми независимо от кегля отдельных частей текста.

Допустимые отклонения в текстах разных кеглей 1 п.

Для упрощения восприятия текста важно текстовый монолит структурировать и разделить на абзацы.

Конкретика. Каждый абзац должен содержать и развивать одну мысль, подчиненную общей идее письма. Первые слова каждого абзаца должны отражать его основную мысль, которую вы собираетесь в нем развивать. Важно, чтобы абзацы были небольшие (в среднем, 4-6 строк). Чтобы монотонность не усыпляла внимание читателя, старайтесь делать абзацы разными по длине, чередуя длинные и короткие абзацы с нерегулярной частотой.
Между абзацами хорошо оставлять пространство, делая их «воздушными».

Как написать официальное письмо

В частности, в бланках всегда должно быть:

  1. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  2. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  3. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
  4. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  5. номер исходящего послания и дата его составления;
  6. адрес (юридический и почтовый);
  7. номер контактного телефона, номер факса и индекс;

Информационные письма могут быть самыми различными:

  1. извещательными;
  2. сопроводительными;
  3. гарантийными;
  4. инструкционными;
  5. рекламационными;
  6. рекомендательными;
  7. пригласительными и т.д.
  8. подтверждающими;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

Образец делового письма

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура.

В послании всегда должны быть указаны:

  1. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  2. реквизиты отправителя и получателя,
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • Шрифт для писем в инструкции по делопроизводству

    № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г.

    № 7418 (Российская газета, 2006, № 24). — Действительно, сейчас основной документ- «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти » УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. К ним есть еще «Методические рекомендации» Размер шрифта определяются удобством использования, прописывается в Инструкции по делопроизводству.Чаще всего пределеяется личными вкусами ГЛАВНОГО НАЧАЛЬНИКА или Начальника службы делопроизводства.

    Действительно, наиболее часто применяют размер 12-14, хотя 14 , по мне- крупновато. Но некоторые плохо видят и требуют крупный шрифт.

    Приложения и таблицы можно печатать помельче.

    — Да, есть Методические рекомендации по разработке инструкций

    Оформление делового письма

    Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов». Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:

    1. адрес сайта компании.
    2. email компании;
    3. телефон для контакта;
    4. адрес компании;
    5. название компании;

    Конечно, это не обязательный список, а рекомендательный.

    1. Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
    2. Дата написания письма проставляется внизу.
    3. Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
    4. Нумерация страниц – посредине сверху;
    5. Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
    6. Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
    7. Нумерация каждого приложения – отдельно;

    Продольное расположение реквизитов, т.е.

    Руководство каждой компании само определяет необходимость включения тех или иных данных о своей организации. Однако существуют такие требование к оформлению письма, которые являются обязательными.

    Как оформить деловое письмо в 2022 году

    Если вы пишете от имени организации, то используйте ее бланк, на котором указано название, юридический адрес, адреса электронной почты, номера факсов и телефонов для связи.

    После получения такого письма, адресат сможет связаться с вами без особенных проблем. 2 Требования к зарамочному оформлению документа, ширина полей, размеры отступов, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ему, ширина левого должна быть равна 3 см, правого – 1,5 см. Для написания деловых писем следует использовать стандартный шрифт Times New Roman 12 размера.

    Нумерация страниц проставляется в том случае, если письмо написано на нескольких страницах. Наверху первой страницы проставляется регистрационный исходящий номер письма и дата его регистрации. 3 Справа, в шапке письма, указывается наименование должности, фамилия и инициалы получателя письма, адрес организации, в которую письмо направляется.