Пнаправляю вам конкурсные матеиралы

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко. Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

1. при передаче любой важной документации.
2. запрашивая или отвечая на ;
3. к акту сверки;
4. направляя документы на подпись (, и т.д.);

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости

В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен); при уточнении налоговой

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Ведь в нем будет стоять исходящий номер.

В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Сопроводительное письмо к документам

Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.», «Просим

Сопроводительное письмо

к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма.

Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Сопроводительное письмо к документам

Сотникову или ООО «Дымок» Главному бухгалтеру С.В.

Прекрасной Тема уже известна: Сопроводительное письмо, или О направлении документов, или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а. Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству: Уважаемый Виктор Иванович! Текст сопроводительного письма пишется в , он предельно короток, прост и строится по следующей схеме: Направляем – что направляем – примечание Например: Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743.

Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер. Или: Высылаю Вам для рассмотрения разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка».

По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43. Или: По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка». в сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией. Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.