Письмо о передаче документации

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется. В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация: Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени); Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации).

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Акт приема-передачи документов. Скачать образец. Письмо о передачи документов образец

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц. При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования)

Как составить сопроводительное письмо к документам

Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

[important]Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. [/important] Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. [attention]Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.).1 образец Сопроводительное письмо к договоруЯвляется пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно.1 образец Сопроводительное письмо в налоговуюСодержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров.

[/attention] Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет.1 образец Сопроводительное письмо к коммерческому предложениюСодержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции.

alishavalenko.ru

Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа».

Внимание Переходим к оформлению списка приложений.

Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. Важно О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению Письмо оформляется

Страна Советов

Ведь в нем будет стоять исходящий номер.

А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями.

Акт приёма-передачи документов

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования)

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода.

Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами. В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

1. направляя документы на подпись (, и т.д.);
2. при передаче любой важной документации.
3. к акту сверки;
4. запрашивая или отвечая на ;

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований.